Cómo solucionar problemas de documentos dañados

Cómo solucionar problemas de documentos dañados
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A Microsoft Office pertenecen los formatos de documentos más utilizados en la actualidad, sin embargo algunas veces estos documentos podrían presentar algún problema, las razones para que esto suceda es variable, el daño podría deberse a un corte de energía en el ordenador, algún virus, errores al copiar el archivo, reinicio inesperado del sistema operativo, distintos errores en la aplicación, entre otros.

A pesar de esto, con el procedimiento adecuado, es posible abrir los documentos en modo reparación para poder visualizar el contenido de algunos archivos con errores, corruptos o con formatos que no se reconozcan, documentos que quizás creías que no podían ser recuperados y que tenías por perdidos.  En las siguientes secciones veras algunas formas de reparar documentos de Word, Excel y Power Point en la mayoría de versiones de Microsoft Office.

En las versiones de Microsoft Office 2007 o posteriores existe un modo de reparación, que en muchas ocasiones resulta muy útil al recuperar documentos corruptos.  Si tu versión de Office es anterior a la de 2007, también puedes recuperar tus documentos, pero utilizando una aplicación que aunque es muy sencilla y gratuita, resulta ser de gran utilidad.

Abrir documentos de Office con errores

  • Abre el documento que tenga problemas, si aparece un mensaje que dice que “El archivo no se puede abrir porque hay problemas con el contenido”, continúa con este procedimiento.

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  • Presiona el botón Aceptar, al hacerlo debe aparecer un mensaje de confirmación para que el programa intente recuperar tu archivo, presiona el botón .  En muchos casos es posible visualizar el contenido del archivo con sólo realizar esta acción. Si logras acceder al documento, vuélvelo a guardar con un nombre diferente desde la opción Guardar como.

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  • Si aún no has podido recuperar tu documento, intenta abrirlo en el Modo Reparación. Para esto abre un documento en blanco de Microsoft Office, del formato de documento que desees recuperar (Word, Power Point o Excel).  Luego dirígete al menú Archivo y elige la opción Abrir.  Busca la ubicación del documento dañado,  observa que justo al lado derecho del botón Abrir, hay una flecha, oprímela y del menú desplegable elige la opción Abrir y reparar.

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Recuperar el texto de un documento dañado y corrupto de Office

Si hasta ahora no has podido abrir el documento en modo reparación, aún tienes la opción de recuperar el texto sin formato de tu documento.  Toma en cuenta que con este método no podrás recuperar el formato del texto, o las gráficas, pero sí es posible recuperar las imágenes contenidas en él  Para este procedimiento debes utilizar un programa gratuito llamado 7-Zip, se trata de un programa para comprimir y descomprimir archivos.

  • Lo primero que debes hacer es descomprimir el archivo corrupto como si fuese un archivo comprimido, puedes utilizar distintos programas de descompresión pero el más recomendable es 7-Zip.
  • Para descomprimirlo debes hacer clic derecho sobre el documento dañado, del menú desplegable elige la opción 7-Zip, debe aparecerte otra serie de opciones, de ellas elige Extraer aquí.
  • También puedes descomprimir el archivo utilizando el descompresor de Windows.  Para hacerlo debes renombrar la extensión del archivo dañado, la extensión actual puede ser .Docx, .Xlxs o .Pptx, debes cambiarla a .Zip.
  • Una vez que hayas extraído el documento, deben aparecer varias carpetas como resultado del procedimiento (observa la imagen de abajo).
  • Si estás utilizando el programa Microsoft Word, debes abrir la carpeta llamada Word, una vez dentro debes buscar el archivo llamado “Document.xml”, este archivo contiene todo el texto de tu documento original.
  • Este archivo puedes abrirlo con cualquier editor de texto o con el navegador web de tu preferencia.

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Cómo reparar y recuperar documentos de versiones anteriores de Office

Si la versión del documento que deseas recuperar es 2003 o anterior, puedes utilizar una aplicación gratuita llamada Repair my Word con la que puedes recuperar los archivos corruptos y dañados.  Una vez que la hayas instalado, ábrela y elige la opción Repair/Open para poder abrir y reparar un documento.

Una vez que te hayas cerciorado en la vista previa que el texto sí corresponde a tu documento, debes guardarlo con un nombre distinto al que tenía.  Recuerda que Repair My Word funciona únicamente en las versiones Word 6.0, Word 95, Word 97, Word 2000 y Word 2003.  Este software no soporta los formatos de archivos recientes con extensión .Docx.

Cómo recuperar tus documentos luego de un corte de energía.

Microsoft Office crea un borrador en la misma dirección en donde se está editando un documento.  Estos borradores son archivos temporales que se eliminan cuando cierras el programa, estos archivos se eliminan sin importar si se guardaron los cambios o no.  Cuando ocurre un corte de energía el documento puede dañarse, este daño no se puede reparar con las herramientas que el programa ofrece.

Para solucionar este problema, tienes la opción de abrir este “Archivo borrador” que aún existe en el directorio debido a que no se cerró correctamente el programa.  Para poder visualizar este tipo de archivos temporales, debes activar la opción de Ver archivos ocultos y del sistema.  Esta opción se activa de forma distinta en las diferentes versiones de Windows.

Para ver los archivos ocultos en Windows Xp,  debes abrir cualquier carpeta y dirigirte al menú Herramientas, del menú desplegable elige la opción Opciones de carpeta.  Observa que aparece una ventana con el nombre de esta opción, de esta ventana elige la pestaña Ver.  En las opciones de Configuración avanzada elige la opción Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos, y también desmarca la opción Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocido.

Para ver archivos ocultos en Windows 7 el procedimiento es el mismo, pero para poder observar el menú Herramientas de las carpetas, debes oprimir la tecla Alt de tu teclado, luego sigue el mismo procedimiento que se lleva en Windows Xp.  En Windows 8 primero debes entrar a Inicio, luego dirígete a Panel de Control, ahora ve a Apariencia y personalización y por último elige Opciones de carpeta, el resto del procedimiento es igual al de las otras versiones de Windows.