Cómo proteger un documento de Word

Cómo proteger un documento de Word
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El procesador de texto Microsoft Word es el software más utilizado de su clase.  Este hecho es sin duda muy significativo, pues conlleva diversas responsabilidades para los programadores de las distintas versiones de Microsoft Word, esto se traduce en la creación de varias herramientas para mantener tu información más segura, muchas de estas herramientas están dedicadas a distintas formas de protección de tus documentos.

Proteger documentos en Microsoft Word

  1. Lo primero que debes hacer es abrir Microsoft Word, para esto dirígete al Menú Inicio de Windows.  Busca en el listado de programas la carpeta de Microsoft Office, dentro de esta debe encontrarse el programa Microsoft Word.
  2. Abre el documento de tu interés. Para esto debes oprimir la siguiente combinación de teclas: Ctrl + A.  Cuando se abra la ventana de Abrir, explora entre los documentos de tu ordenador hasta conseguir el documento que te interesa proteger.
  3. Una vez abierto, haz clic en la pestaña Archivo (llamada así en Word 2010, pero se encuentra como Botón de inicio de Office en Word 2007).
  4. En esta ventana de Archivo debe de haber una opción llamada Información en el menú de la izquierda de esta ventana llamada Backstage.
  5. Observa que hay un botón llamado Permisos, haz clic en Proteger documento, rápidamente deben aparecer nuevas opciones
  • Marcar como final.  Con esta opción está activa, el documento es de Solo lectura.   Esto significa que los comandos de escritura y los comandos de edición están desactivados o deshabilitados con lo que no será posible informar a los que ingresen al documento, de que están observando una versión terminada del documento, por lo que no podrán realizar modificaciones en el mismo.
  • Cifrar con contraseña.  Esta opción sirve para generar una contraseña para un documento de Microsoft Word. Al elegir esta opción debe aparecer un cuadro de diálogo llamado Cifrar documento.  Llena el campo requerido con la contraseña deseada.  Recuerda que si olvidas esta contraseña, no podrá ser recuperada por Microsoft, por tanto es recomendable que apuntes en un lugar seguro tus contraseñas de Word junto al nombre del documento correspondiente.
  • Restringir edición.  Con esta opción puedes controlar los cambios que deseas permitir que se realicen en tu documento.  Al oprimir esta opción deben aparecer tres opciones.  Con Restricciones de formato reduces las opciones que el usuario tiene para disminuir las opciones de formato y mantener una apariencia determinada.

Al elegir Configuración puedes seleccionar los estilos permitidos.  Con las Restricciones de edición puedes controlar la forma en que el archivo puede ser editado, también puedes deshabilitar esta opción,  para poder controlar las acciones de quienes quieran editar.

Para esto primero debes hacer clic en la opción Si, aplicar la protección para poder elegir la protección con contraseña o autenticar un usuario.  Si deseas agregar o eliminar un editor con permisos restringidos, debes hacer clic en Restringir permiso.

  1. Restringir permisos por personas.  Es necesario que utilices una cuenta de Windows Live o de Microsoft Windows para poder realizar esta acción.  Estos permisos se aplican utilizando una plantilla de tu organización o haciendo clic sobre la opción Restringir acceso.
  2. Agregar una firma digital.  Puedes elegir entre una firma digital visible o una invisible.  Las firmas digitales se encargan de autenticar la información digital, ya sean documentos, correos electrónicos, entre otros. Para realizar este procedimiento, realiza lo que se te indica en la siguiente sección.

Agregar una firma digital

Cómo proteger un documento de Word

Una firma digital se define como el sello electrónico de autenticación cifrado en información digital, con la firma se sabe que la información sí proviene de quien haya firmado sin que el documento haya sido modificado.  Para poder hacer una firma digital, primero debes tener un Certificado de firma cuyo objetivo es identificarte.

Al enviar información con tu firma digital, se adjunta un certificado y tu clave pública, debes tomar en cuenta que los certificados se emiten por una entidad, y que por distintas razones podrían ser revocados.  Una vez que obtengas un certificado de firma, en general tienen una validez de un año, luego puedes elegir entre renovarlo o tramitar uno nuevo.

Garantías de una firma digital

  • Integridad. Una firma digital debe garantizarte que la información no ha sido modificada ni manipulada desde que se firmó.
  • Autenticidad.  Confirma que la persona que firmó el documento, sea efectivamente la persona que tú crees.
  • No renuncia. Mantiene a todas las partes informadas sobre el origen de la información firmada.

Criterios básicos para obtener las garantías de una firma digital

  • Una firma digital válida.
  • Que no haya caducado el certificado que esté asociado a la firma.
  • Que el editor que haya realizado la firma sea digno de confianza.

Líneas de firma de Word

Las líneas de firma pueden compararse a los marcadores de posición de firma común de un documento impreso. Sin embargo, su función es diferente pues una vez insertada, la información acerca del firmante adecuado y las instrucciones para el mismo, pueden ser especificadas por el autor.

Cómo crear una línea de firma en Word

  1. Una vez que hayas ingresado al documento elegido, debes poner el puntero donde quieres agregar la línea de firma.
  2. Luego dirígete a la ficha Insertar, busca el grupo llamado Texto, y aquí haz clic sobre la flecha situada justo al lado derecho del botón Línea de firma, luego haz clic en Linea de firma de Microsoft Office.
  3. Configura la firma escribiendo la información que quieras que aparezca debajo de la misma.
  4. Cuando termines de llenar el formulario, haz clic en el botón Aceptar.

Cómo firmar la línea de firma en Word

  1. Debes saber que al firmar en esta línea, debes insertar una representación de tu firma además de una firma digital.
  2. Haz clic derecho en la línea de firma, del menú desplegable debes elegir la opción Firmar.
  3. Si deseas agregar una firma impresa, escribe tu nombre en el cuadro que se sitúa junto a la equis (X).  Si deseas elegir una imagen de tu firma escrita, haz clic sobre la opción Seleccionar imagen.  En el cuadro de diálogo resultante, navega hasta conseguir el archivo de tu firma que has escaneado previamente, luego haz clic en Seleccionar.

Firma digital invisible de Word

Al igual que una firma digital visible, debe garantizar la autenticidad, integridad y el origen de un archivo.  Estos documentos firmados deben incluir un botón llamado Firmas que puede encontrarse en la parte inferior del documento, también puede visualizarse la firma en la sección información, desde el menú Archivo de Microsoft Word 2010.

Cómo insertar una firma digital invisible en Word

  1. Haz clic en la pestaña Archivo.
  2. En la pantalla desplegable, haz clic en el botón Información, localizado en la zona lateral izquierda de la pantalla.
  3. Busca la opción Proteger documento localizada en la sección de Permisos.
  4. Cuando aparezca un menú, elige Agregar una firma digital.
  5. Haz clic en Aceptar.
  6. Escribe la razón por la que deseas firmar el documento en el cuadro indicado.
  7. Haz clic en Firmar.
  8. Recuerda que cuando hayas insertado la firma digital, debe aparecer un botón llamado Firmas, además de que el archivo se convierta a Sólo lectura para que no pueda ser modificado en el futuro.