Cómo diseñar un evento atractivo para patrocinio

Cómo diseñar un evento atractivo para patrocinio
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La razón para gastarse dinero en un patrocinio es muy sencilla para una empresa. Espera sacar a medio plazo más de lo que ha invertido. Es un cálculo a primera vista simple. No siempre el ROI se puede calcular de forma obvia porque el impacto del branding no es tan medible como el número de registros obtenidos gracias al patrocinio del evento.

Visibilidad

Está claro que un patrocinio aporta visibilidad a una empresa. Te da acceso a tu público objetivo de forma concentrada en un periodo de tiempo definido. Esta visibilidad aporta branding en un primer paso y nuevos contactos en un segundo paso. Si un evento es capaz de atraer un número elevado de personas que encajan con el perfil ideal de las empresas es atractivo una presencia como patrocinador.

Duración

Sobre todo cuando un evento es de varios días no es tanto una apuesta de todo o nada porque permite tanto al organizador como a los patrocinadores corregir acciones para mejorar el rendimiento de su presencia.

Prestigio del evento

No lo digo por nuestros eventos pero seguramente no es lo mismo ser patrocinador los mundiales de fútbol o una pequeña liga de fútbol de un país con pocos habitantes. En el primero de los casos aparte del mayor alcance también hay un beneficio por el prestigio del evento.

Otro ejemplo clásico de evento de prestigio es la final de la Superbowl en Estados Unidos. Si estás presente como marca, significa que eres relevante. Es también un mensaje de fuerza y salud de marca hacia el consumidor.

Networking

Otro factor de interés para los patrocinadores es también el hecho de poder llegar a otros altavoces o multiplicadores de sus marcas. P.ej. si eres capaz de reunir a influencers (que poco me gusta este término) en tu evento lo hace más atractivo todavía para un potencial patrocinador.

El pack de patrocinio

Hasta aquí todo bien. Si has logrado incluir la mayoría de los factores clave dentro de tu evento tienes buenas posibilidades de captar a algunos patrocinadores.

Diferentes modalidades

Lo ideal es ofrecer 2-3 modalidades que incluyen más o menos servicios. De esta forma puedes llegar de forma más amplia a más patrocinadores con mayor y menor capacidad financiera. Típicamente estos packs se llaman bronce, plata, oro y en ocasiones incluso puede haber platino. Yo optaría por “menos es más” para no hacerlo demasiado complicado a la hora de optar por un pack u otro.

Servicios incluidos

Mostrar el logo en la página del evento está muy bien pero lo ideal es añadir otro tipo de servicios más concretos que aumentan el valor del patrocinio.

  • Mailing a la base de datos: los envíos de e-mail marketing son la forma más efectiva y medible para aportarle valor a un patrocinador. Es una manera de generar leads de forma más inmediata por lo que este tipo de servicio está considerado como altamente valioso.
  • Logo en la página del evento, Photocall y vídeos: esto forma parte del pack estándar de cualquier patrocinio. Siempre que haya espacio (y tenga sentido) poner un logo, deberías ofrecer la posibilidad. Si trabajas con vídeos esto puede incluir la subida a tu canal de Youtube por lo que la visibilidad se alarga de forma indefinida a través de futuras reproducciones.
  • Menciones en redes sociales y/o blogs: otro gran plus es la difusión a través de tus canales de redes sociales (sobre todo Twitter y Facebook) y menciones en blogs. Siempre que dispongamos de una red de este tipo puedes añadir valor más allá de la página del evento.

Evidentemente esta selección es únicamente una parte pequeña de cosas que puedes hacer. Se aplica más bien para eventos más pequeños como los que hemos organizado desde Quondos.

Número total de patrocinadores

Aunque en pocas ocasiones vas a lograr 20 patrocinios para el mismo evento el número total de sponsors influye en el valor recibido para cada uno. A pesar de limitar los ingresos tiene sentido limitar el número de 3-10 (en función del tipo de evento y la duración) ya que te interesa que salgan contentos para que repitan cuando vuelvas a repetirlo.

La organización de eventos es más un tema offline que online (incluso si se trata de un evento online). Por suerte tenemos un equipo de colaboradores externos e internos. Sin ellos no sería posible organizar algo así.

Cómo diseñar un evento atractivo

Pero esto consejos van de la mano con esto…

1. Presentación de la entidad. ¿Quiénes somos? ¿Cuándo empezamos? ¿Cuáles son nuestros objetivos? ¿Qué hacemos?
2. Proyecto concreto. ¿En qué consiste? ¿Cuándo y dónde se llevará a cabo? ¿Cuáles son los objetivos del proyecto y nuestra finalidad?
3. Necesidades. ¿Por qué necesitamos patrocinadores? ¿Qué necesitamos de ellos? Intentemos desglosar al máximo el presupuesto, incluyendo también las necesidades en de materiales. ¿Por qué hacer esto?

  • Habrá patrocinadores que no podrán asumir el coste total del proyecto pero sí podrán interesarles patrocinar una parte. De esta manera sabrá que aportando una cantidad concreta contribuirá en algo concreto del proyecto. Sabrá exactamente en qué colaborará.
  • Puede que el patrocinador tenga esos materiales en stock o los vaya a renovar y los pueda ceder, por lo que se podría dar lugar a un Patrocinio en especie.

4. Contrapartidas. Explica qué contraprestaciones ofreces: publicidad, desgravaciones fiscales, difusión, etc.

En resumen, las claves a la hora de hacer un buen dossier de patrocinio son:

  • Lenguaje claro y conciso. Tenemos que tener presente que una empresa puede recibir a la semana más de 20 propuestas de este tipo y no tienen tiempo de pararse a leer todo.
  • Relacionado con el punto anterior, hay que intentar que el dossier contenga sólo la información que consideremos primordial y necesaria.
  • Utiliza un tipo de letra legible y usa las negritas, resaltando lo más importante.
  • Incluye imágenes para que haga la lectura más amena. Estas imágenes tienen que decir algo y que ayuden a esclarecer lo que estamos contando.
  • Creatividad y originalidad en su forma, formato, presentación o soporte. No hay duda de que cuanto más se llame la atención con la propuesta más posibilidades hay de que tenga respuesta.
  • Y por supuesto, haz que el dossier llame la atención por sí sólo. Esto se conseguirá con un buen diseño que hará que tu dossier sea más atractivo.

Una vez tengamos este material, la siguiente fase es elaborarse la estrategia a seguir de cara al envío de dicho dossier. Habrá que hacer una investigación para ver qué tipo de empresas serán las más afines a nuestros valores y nuestro evento, ya que cada empresa suele patrocinar un tipo de actividades concretas.

A continuación os dejamos un vídeo donde se aprecia la importancia de saber presentarse a un posible patrocinador, incluyendo también la opinión del propio patrocinador.