Cómo crear un backup de archivos en Windows

Cómo crear un backup de archivos en Windows
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A esta altura son pocos los usuarios que no saben cómo crear un backup de archivos en Windows, por ello hoy te lo explicaremos paso a paso para llevarlo a la práctica. Así mismo te vamos a decir cómo usar el historial de archivos en Windows 8 y archivos en Windows 7 o XP, para crear copias automáticamente de documentos y datos y tener a salvo toda tu información importante. Además, puedes guardar tus archivos del correo electrónico, fotos, imágenes, música o cualquier otro contenido de valor y así prevenir su pérdida o deterioro.

Con el día a día puedes observar como tu PC o Laptop va almacenando información y modificando, según tus afinidades y necesidades bien sea redactando documentos, recibiendo y enviando correos electrónicos, transfiriendo imágenes de tu cámara, escaneando archivos con la fotocopiadora, entre otros asuntos. Transcurridas algunas semanas o meses tienes una enorme cantidad de documentos almacenados, muchos de ellos de suma importancia mientras que otros de menor relevancia.

Incluso es probable que existan documentos en peligro de desaparecer en cualquier momento ya sea por una rotura del equipo, la infección de un virus o de un conflicto con el sistema operativo que te obligue a reinstalar Windows. Al presentarse este inconveniente seguro te preguntes ¿Estoy preparados si de repente mi equipo no se inicia y es necesario para solucionar el problema formatear el disco duro? ¿He guardado a salvo una copia de toda la información importante que tengo en mi equipo?

Desafortunadamente casi todos los usuarios se descuidan y no están en realidad preparados para afrontar un percance como este, que ojala nunca ocurra. No obstante, la mejor solución para prever esto es ir salvando constantemente tus datos de forma metódica, pero la mayor parte te descuidas y en ocasiones se te hace engorroso estar copiando, creando carpetas, pegando archivos, etc.

Mantén a salvo tus datos importantes en Windows

Si deseas tener a salvo tus datos importantes en Windows, primero debes tomar en cuenta que Windows 7 y XP proporcionan diferentes métodos para guardar a salvo información como: copias de seguridad o la creación de una imagen del sistema. De hecho, son estrategias avanzadas utilizadas por profesionales, también está disponible la herramienta “restaurar sistema”, aunque no es ese exactamente su propósito. Así que decides utilizar estos sistemas operativos, más abajo en este artículo encontraras alternativas más sencillas.

Ahora bien, si usas Windows 8, este sistema soluciona completamente este problema, facilita la creación y guardado de respaldos de archivos a cualquier persona, aun sin tener conocimiento alguno. Windows 8 introduce una nueva herramienta para crear respaldos de documentos y de cualquier archivo, que funciona de forma fantástica, se llama: “historial de archivos”. Incluso cada cierto tiempo que puedes especificar, se realiza un respaldo de los archivos que indiques en una cache del disco duro.

Cómo crear un backup de archivos en Windows

Pero al insertar en la PC el dispositivo externo donde guardas tu respaldo, los datos serán copiados a él de forma automática, sin tener que realizar ninguna acción, además, el dispositivo puede ser una memoria de datos USB, un disco duro externo, incluso otro equipo en una red. Todo ello dependerá de tus posibilidades y del volumen de la información a guardar. Para la gran mayoría que necesita tener a salvo documentos de texto, bastará con una memoria USB de 4 o más GB.

Así funciona el historial de archivos en Windows 8

Para saber cómo funciona el historial de archivos, debes saber que para configurar la herramienta es importante tener disponible una unidad de almacenamiento externa, esta puede ser una memoria de flash de datos, una tarjeta de memoria, un disco duro externo por USB, entre otros. Lógicamente no tiene sentido guardar datos dentro de la misma PC ya que estarían en riesgo constantemente.

Sin embargo, al activar la función cada una hora se puede especificar otro intervalo, o se realiza una copia del contenido de los siguientes directorios de Windows: las bibliotecas; documentos, imágenes, música y vídeos, el escritorio, contactos y favoritos. Después es necesario guardar la copia creada al dispositivo conectado y cada una hora se verifica y vuelve a copiar el archivo que se haya agregado o que haya sido modificado. En este caso no se necesita tener conectado el dispositivo con el respaldo constantemente a la PC.

Lo que si tienes que tener en cuenta es que, el proceso de copia de los archivos se continuará realizando, pero se guardarán en una sección del disco duro, hasta que se detecte que el dispositivo de respaldo se volvió a conectar. Inmediatamente se copiaran los archivos a él.
Todo lo anterior sin intervención alguna, solo es necesario activar y configurar la función la primera vez, recuerda que al configurar la herramienta puedes excluir cualquiera de las carpetas antes mencionadas y agregar cualquier otra que se encuentre en cualquier otra ubicación de la PC.

Por otra parte, para activar y usar el historial de archivos en Windows 8 debes realizar algunos pasos para ser ejecutado correctamente. Si ya tienes un dispositivo donde guardar tus datos y quieres comprobar el funcionamiento de esta herramienta solo haz lo siguiente:

  • Conecta el dispositivo donde se guardará el respaldo a la PC o Laptop.
  • Ahora abre en el Panel de control: “historial de archivos”
  • Selecciona el dispositivo en la ventana y presiona el botón: “activar”
  • En el panel de la izquierda escoge: “configuración avanzada” para cambiar el intervalo en que hacer la copia de archivos.
  • Finalmente en el panel de la izquierda escoge: “excluir carpetas” para decidir las carpetas que serán incluidas en el respaldo.

Cómo crear un backup de archivos en Windows

Pasos para crear una nueva biblioteca en Windows

  • Abre en el explorador o en Mi PC la carpeta Bibliotecas.
  • Después da un clic derecho con el ratón y en el menú selecciona: “Nuevo -> Biblioteca”
  • Ahora da un clic derecho en la biblioteca creada y escoge “Propiedades”
  • A continuación, solo usa el botón “agregar” para incluir en dicha biblioteca una carpeta que se encuentre en cualquier parte del equipo.
  • Ahora regresa a la configuración de Historial de archivos y usa el botón “Agregar” para incluir dicha biblioteca.

De ahora en delante de forma automática Windows creará un respaldo de tus archivos y los copiara cuando detecte que has insertado el dispositivo necesario en el equipo. Mientras tanto, en el panel principal de historial de archivos solo se muestra la fecha y hora del último respaldo realizado en el dispositivo externo, no el guardado en el equipo. Al explorar el dispositivo verás una nueva carpeta llamada: “FileHistory”, al abrirla comprobarás que contiene todas las carpetas y archivos especificados.

Recuerda que cuando el dispositivo donde se guardan los archivos no está conectado al equipo, Windows va almacenando una copia de los archivos modificados en el siguiente directorio, hasta que puedan ser agregados al respaldo: C:\Users\NombreDeUsuario\AppData\Local\Microsoft\Windows\FileHistory. Lo única característica que no agrada del historial de archivos, es que los archivos son renombrados, agregándoseles la última fecha de actualización.

Cómo crear y guardar copias de documentos en Windows 7 y XP

Podemos decir que este es uno de los métodos más sencillos para realizar regularmente un respaldo de cualquier archivo en Windows, pues solo tienes que usar archivos batch para cada tarea específica. Lo mejor es que funcionan en todas las versiones de Windows, son sencillos de usar, son minúsculos, gratis, no son necesarios de instalar y no dan conflicto alguno. Pero ¿sabes qué son los archivos batch?

Para quienes no saben aún que son los archivos barch, déjanos contarte que son pequeñas aplicaciones ejecutables, no son programas. Son solo archivos de texto con instrucciones en MSDOS para la consola de CMD de Windows, además, no es necesario instalarlos, solo descargarlos, descomprimirlos y al dar dos clics en ellos ejecutarán la función necesaria. Para descomprimir un archivo da un clic encima con el botón derecho del ratón y en el menú escoge: “extraer todo”.

Cómo crear un backup de archivos en Windows

Vale la pena mencionar que los archivos batch utilizan la aplicación ROBOCOPY, como comenta Microsoft: “Herramienta para copia eficaz de archivos” y tiene razón, copia archivos pero no los reemplaza, a no ser que sus propiedades hayan cambiado pero ¿Qué significa esto? Si utilizas el archivo batch backupdocuments para actualizar el respaldo de la carpeta “Mis Documentos”, cada vez que lo ejecutes, copiará solo archivos recientes que se hayan creado, que no existan en la carpeta del respaldo.

Cuál es la ventaja de usar los archivos batch

Las ventajas que ofrecen a los usuarios estos comandos son diversas, no son necesarios de instalar, por lo tanto no se agrega ningún archivo externo a Windows, no tienen interfaz de usuario ni le es necesario, por lo que no hay necesidad de configurar nada ni consumen memoria. Solo, cuando te acurdes debes dar dos clics en el archivo y de forma automática comenzará la copia, incluso el respaldo se hará en una carpeta que la aplicación crea en otra unidad que no sea la de Windows.

Cualquier problema desagradable que te pueda ocurrir en la PC no tienes por qué preocuparte, ya que los datos estarán a salvo y cuando termine la copia de los archivos, puedes observar un resumen en la ventana de comandos de las tareas realizadas y verificar si hubo algún error. Al hacer un respaldo de datos en Windows Vista y 7, te permite con un solo clic hacer una copia de datos contenidos en las siguientes carpetas:

  • Mis Documentos, Favoritos, datos de los clientes de correo Windows Mail y Thunderbird, la carpeta de Contactos y un respaldo completo del Registro.
  • La ubicación predeterminada donde se guardarán los datos es D:/Backups.
  • Cada vez que se ejecute el batch copiará y sobre escribirá solo los datos de archivos nuevos o que se hayan modificado.

Para hacer un respaldo de datos en Windows XP, el procedo es similar al anterior pero en este caso, lógicamente los clientes de correo a los que se realiza el respaldo es a Outlook Express y MS Outlook, por ello utiliza el comando XCOPY que posee Windows XP. Y para hacer un respaldo de datos de la carpeta de usuario, si tienes suficiente espacio en la unidad D, donde se guarda el respaldo este batch es la opción ideal ya que realiza la copia de todos los datos de tu carpeta de usuario.

Cómo crear un backup de archivos en Windows

Cada vez que lo ejecutes crea una nueva carpeta nombrada con la fecha y hora en que se realiza el backup. Para editar cualquiera de los archivos batch, por ejemplo cambiar la ruta donde se guardará la copia, solo arrástralos y suéltalos encima del Bloc de notas de Windows, luego modifica el código necesario y guarda los cambios. Ahora si quieres hacer un respaldo de una memoria flash USB, el método usado es un archivo batch que hará que cada vez que insertes la memoria en tu equipo, de forma automática, sin que medie acción alguna, copiará su contenido a la carpeta de respaldo.